Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (“KVKK”) 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, Atlas Labsis Laboratuvar Yönetim Sistemi (“Sistem”) aracılığıyla işlenen kişisel verileriniz hakkında sizi bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
Sistem üzerinden işlenen kişisel verileriniz bakımından veri sorumlusu, analiz hizmeti aldığınız veya bünyesinde görev yaptığınız kurumdur:
| Veri sorumlusu | Kurum |
|---|---|
| Adres | — |
| E-posta | — |
| KEP adresi | — |
| Telefon | — |
Atlas Labsis yazılımını sağlayan Yazılım sağlayıcı firma, kişisel verilerinizi yalnızca veri sorumlusunun talimatları doğrultusunda ve onun adına işleyen veri işleyen konumundadır. Yazılım sağlayıcı, verilerinizi kendi amacı için kullanmaz.
Bu metin iki kişi grubunu kapsar:
| Veri kategorisi | Müşteriler | Kullanıcılar |
|---|---|---|
| Kimlik | Ad soyad, unvan, T.C. kimlik numarası (fatura düzenlenmesi gerektiğinde) | Ad soyad, unvan |
| İletişim | E-posta adresi, fatura e-posta adresi, telefon ve cep telefonu numarası, adres, şehir | Kurumsal e-posta adresi |
| Müşteri işlem | Kurum/şirket bilgisi, müşteri grubu, fiyat teklifleri, analiz talepleri, numune bilgileri ve numune fotoğrafları, numune kabul sorularına verilen cevaplar, cihaz randevu talepleri, analiz sonuç raporları ve dosyaları, müşteri memnuniyet anketi ve form cevapları, yazışmalar | – |
| Finans | Vergi dairesi ve vergi numarası, fatura adresi, ödeme yöntemi, tahsilat ve borç kayıtları, dekont ve fatura belgeleri | – |
| Mesleki deneyim | – | Rol ve yetkiler, bağlı olduğu birim ve laboratuvar, sorumlu olduğu analiz ve cihazlar, eğitim ve yeterlilik kayıtları |
| İş süreçleri | – | Atanan analizler, çalışma takvimi, sonuç giriş ve onay kayıtları, iş yükü ve performans bilgileri, doldurduğu formlar |
| Görsel kayıt | – | Raporlarda kullanılan imza görseli |
| İşlem güvenliği | Kullanıcı adı, şifre, giriş kayıtları (tarih, saat, IP adresi), e-posta doğrulama kayıtları | Kullanıcı adı, şifre, giriş ve işlem kayıtları (tarih, saat, IP adresi) |
Sistem'e gönderilen numuneler kural olarak kişisel veri içermez. Analiz talebinde numune bilgisi, açıklama veya dosya olarak üçüncü kişilere ait kişisel verileri ya da sağlık verisi gibi özel nitelikli kişisel verileri paylaşmamanızı rica ederiz. Bu tür verilerin paylaşılması zorunluysa öncesinde veri sorumlusuyla iletişime geçiniz.
Müşterilere ait kişisel veriler:
Kullanıcılara ait kişisel veriler:
Her iki grup için:
Toplama yöntemi: Kişisel verileriniz kısmen veya tamamen otomatik yollarla elektronik ortamda toplanır:
Hukuki sebepler: Kişisel verileriniz KVKK'nın 5. maddesinin 2. fıkrasında sayılan aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:
| Hukuki sebep (KVKK m.5/2) | Bu sebebe dayanılarak yapılan işlemler |
|---|---|
| (a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi | Fatura düzenlenmesi için kimlik ve vergi bilgilerinin işlenmesi (213 sayılı Vergi Usul Kanunu), kamu kurumları için ilgili mali mevzuat kapsamındaki kayıtlar. |
| (c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması | Üyelik, teklif, analiz talebi, numune kabulü, analiz ve raporlama, randevu, tahsilat ve bu süreçlere ilişkin bildirimler. |
| (ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi | Muhasebe ve arşiv yükümlülükleri, yetkili kurumlara bilgi verilmesi, akreditasyon gereklilikleri kapsamında kayıtların tutulması, işlem güvenliği kayıtları (5651 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat). |
| (e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması | Alacakların takibi, uyuşmazlık ve itirazlarda delil olarak kullanılması. |
| (f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati | Hizmet kalitesinin ölçülmesi (memnuniyet anketleri), iş yükü ve performans planlaması, bilgi güvenliği, istatistik ve raporlama. |
Yukarıdaki hukuki sebeplerden birine dayanmayan bir işleme faaliyeti yapılması gerekirse, bu işlem için ayrıca açık rızanız istenir. Sistem kapsamında özel nitelikli kişisel veri işlenmesi öngörülmemektedir; istisnai olarak işlenmesi gerekirse KVKK'nın 6. maddesindeki şartlara uyulur.
Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçlarla sınırlı olarak ve KVKK'nın 8. maddesindeki şartlara uygun şekilde aşağıdaki alıcılara aktarılabilir:
| Alıcı | Aktarım amacı |
|---|---|
| Yazılım sağlayıcı (Yazılım sağlayıcı firma) | Sistem'in bakımı, güncellenmesi ve teknik destek. Yazılım sağlayıcı veri işleyen sıfatıyla, veri sorumlusunun talimatlarıyla ve gizlilik yükümlülüğü altında hareket eder. |
| Kurumun bilgi işlem birimi | Sistem'in kurum sunucularında barındırılması, yedeklenmesi ve e-posta bildirimlerinin kurumun e-posta altyapısı üzerinden gönderilmesi. |
| Bankalar ve ödeme kuruluşları | Ödemelerin alınması ve tahsilatların doğrulanması. |
| Kurumun ilgili birimleri (muhasebe, döner sermaye işletmesi, hukuk birimi vb.) | Faturalandırma, tahsilat, muhasebe kayıtları ve hukuki süreçlerin yürütülmesi. |
| Akreditasyon kuruluşu ve denetçileri (TÜRKAK vb.) | Akreditasyon ve kalite denetimleri sırasında kayıtların incelenmesi; denetçiler gizlilik yükümlülüğü altındadır. |
| Yetkili kamu kurum ve kuruluşları (Gelir İdaresi Başkanlığı, yargı mercileri, denetim makamları vb.) | Kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve resmi taleplerin karşılanması. |
| Avukatlar, denetçiler ve danışmanlar | Hukuki ve mali süreçlerin yürütülmesi, hakların korunması. |
Analiz sonuç raporlarınız, teklifte veya hesabınızda belirttiğiniz kişilere ve e-posta adreslerine iletilir. Kişisel verileriniz pazarlama amacıyla üçüncü kişilerle paylaşılmaz ve satılmaz.
Yurt dışına aktarım: Sistem, veri sorumlusu kurumun kendi sunucularında barındırılmaktadır. Kişisel verileriniz yurt dışına aktarılmaz ve yurt dışında bulunan sunucularda saklanmaz.
Kişisel verileriniz, işlenme amaçlarının gerektirdiği ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanır:
| Veri | Saklama süresi |
|---|---|
| Üyelik ve iletişim bilgileri | Üyeliğin devamı süresince ve sona ermesinden itibaren ilgili mevzuatta ve kurumun saklama ve imha politikasında öngörülen süre boyunca |
| Fatura, tahsilat ve muhasebe kayıtları | 10 yıl (213 sayılı Vergi Usul Kanunu m.253 uyarınca en az 5 yıl) |
| Teklif, numune, analiz ve rapor kayıtları | kalite yönetim sistemi prosedürlerinde belirlenen süre boyunca |
| Analiz sonuç dosyaları | Laboratuvarın belirlediği saklama süresi sonunda Sistem tarafından otomatik olarak silinir |
| Cihaz randevu kayıtları | Randevu tarihinden itibaren ilgili mevzuatta ve kurumun saklama ve imha politikasında öngörülen süre boyunca |
| Anket ve form cevapları | ilgili mevzuatta ve kurumun saklama ve imha politikasında öngörülen süre boyunca |
| Kullanıcı (personel) kayıtları | Görev süresince ve sona ermesinden itibaren ilgili mevzuatta ve kurumun saklama ve imha politikasında öngörülen süre boyunca |
| Giriş ve işlem güvenliği kayıtları | ilgili mevzuatta ve kurumun saklama ve imha politikasında öngörülen süre boyunca |
Saklama süresi sona eren kişisel veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ve kurumun Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Hukuki bir uyuşmazlık veya resmi bir inceleme söz konusuysa ilgili kayıtlar bu süreç sonuçlanana kadar saklanabilir.
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak:
haklarına sahipsiniz.
Mevzuat gereği saklanması zorunlu olan kayıtlar (örneğin fatura ve tahsilat kayıtları, düzenlenmiş analiz raporları), silme talebiniz olsa bile yasal saklama süresi sona erene kadar saklanır.
Yukarıdaki haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca aşağıdaki yöntemlerden biriyle iletebilirsiniz:
Başvurunuzda adınız, soyadınız, başvuru yazılı ise imzanız, T.C. kimlik numaranız (yabancı iseniz uyruğunuz ve pasaport numaranız), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz, varsa bildirime esas e-posta adresiniz, telefon numaranız ve talep konunuz bulunmalıdır.
Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâllerinde KVKK'nın 14. maddesi uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikayette bulunabilirsiniz.